5 erreurs avec les OKR et comment les éviter

De Wiki Agile

Auteur : Anton Cherkasov
Source : 5 OKR Mistakes and How to Avoid Them
Date : 18/05/2020

Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 10/08/2023

Traduction :


En prenant la parole lors de nombreuses conférences sur le management, j'ai constaté que beaucoup de gens ont du mal à définir des OKR (objectifs et résultats clés). La partie la plus importante que je tiens à souligner est que les gens font souvent les mêmes erreurs avec les OKR.

Dans cet article, vous trouverez les 5 principales erreurs commises par les entreprises lors de la définition des OKR et les moyens de les éviter. Si vous suivez ces étapes, vous gagnerez beaucoup de temps pour vous-même et pour votre équipe dans la mise en œuvre des OKR. Et bien sûr, vous les amènerez vers la création d’un environnement qui valorise et met l’accent sur la production et le rendement.

Sujets abordés dans cet article :

  • Qu’est-ce qu'un OKR ?
  • Quels sont les obstacles qui apparaissent en utilisant les OKR ?
  • Top 5 des erreurs avec les OKR

Avant de commencer, je tiens à mentionner les principaux avantages des OKR, car cela vous permettra de comprendre ce que vous pourriez en retirer. Et personne ne peut mieux en dire plus que John Doerr, qui a travaillé avec "Le père des OKR", Andrew Grove. Dans son livre "Measure what matters", il décrit quatre superpouvoirs des OKR :

  • Superpouvoir n°1 - Focalisez-vous et engagez-vous sur les priorités : les organisations hautement performantes se concentrent sur le travail important et sont tout aussi claires sur ce qui n’a pas d’importance. Les OKR exigent des dirigeants de faire des choix difficiles. Il s’agit d’un outil de communication de précision pour les services, les équipes et les contributeurs individuels. En dissipant la confusion, les OKR nous donnent la capacité de focalisation nécessaire pour gagner.
  • Superpouvoir n°2 - Alignez-vous et connectez-vous sur le travail d’équipe : avec la transparence des OKR, les objectifs de chacun, en partant du PDG, sont ouvertement partagés. Les individus connectent leurs objectifs au plan de l’entreprise, identifient les dépendances croisées et se coordonnent avec les autres équipes. En reliant chaque contributeur au succès de l’organisation, cet alignement descendant donne du sens au travail. En renforçant le sentiment d’appartenance des gens, les OKR ascendants favorisent l’engagement et l’innovation.
  • Superpouvoir n°3 - Voie vers la responsabilisation : les OKR sont pilotés par les données. Ils sont animés par des points d'actualisation périodiques, une notation objective et une réévaluation continue, le tout dans un esprit de responsabilité sans jugement. Un résultat clé en danger déclenche des mesures pour le remettre sur les rails ou pour le revoir ou le remplacer si nécessaire.
  • Superpouvoir n°4 - Tendez vers des choses incroyables : les OKR nous motivent à exceller en faisant davantage que ce que nous pensions possible. En testant nos limites et en offrant la liberté d’échouer, ils libèrent notre moi le plus créatif et le plus ambitieux.

Ça vous semble bien? Parlons ensuite de la définition des objectifs et des résultats clés puis des erreurs que les équipes commettent souvent en utilisant les OKR.

Qu'est-ce qu'un OKR ?

L'OKR (Objective and Key Results) est une méthode de définition des objectifs utilisée par Google, Netflix et bien d’autres. Si vous voulez comprendre la différence fondamentale entre KPI et OKR, c'est la même différence qu'il y a entre le Cycle en V et l'Agile. J’espère que cela vous aide ?

 

Pour clarifier, l'OKR est un cadre de travail pour fixer des objectifs ambitieux qui aident une entreprise à se focaliser sur les sujets les plus importants. Il n’y a pas d’engagements fermes et de primes pour les succès. Cela n’a pas non plus d’impact sur les scores de performance. En revanche, les OKR sont des objectifs ambitieux, presque irréalisables, qui synchronisent et actualisent continuellement la progression des contributeurs.

L'OKR est en 2 parties:

  • Un objectif qui est un objectif ambitieux, qui motive et inspire l’équipe. Cela montre CE QUE nous devrions atteindre.
  • Des résultats clés sont des indicateurs qui mesurent COMMENT nous atteignons l’objectif. Sommes-nous dans les délais ? Devrions-nous augmenter la vélocité ou changer l’objectif ? Allons-nous dans la bonne direction ou nous dispersons-nous ?

Principes des OKR

Il est important de comprendre non seulement la forme, mais aussi les principes qui sous-tendent les OKR :

  1. Publicité et transparence – tout le monde peut voir tous les OKR.
  2. Ambitieux – certains OKR devraient être au moins 3 à 10 fois plus élevés que les objectifs habituels pour motiver les gens à trouver des solutions nouvelles et créatives.
  3. Les OKR n’ont pas d’impact sur le salaire ou les primes – les gens ne se fixeront pas d’objectifs ambitieux s’ils savent qu’ils pourraient perdre leur revenu.
  4. Suivi constant - La synchronisation et l'actualisation des OKR doit être au moins bihebdomadaire. Cependant, mener des mises à jour hebdomadaires est un bien meilleur moyen de suivre les OKR. Cela aide une équipe à s’aligner et à changer les initiatives si nécessaire.
  5. Moins il y a d’objectifs et de résultats clés, mieux c’est – il est utile de se concentrer sur les priorités et d’obtenir le meilleur résultat au lieu d’essayer d’atteindre trop d’objectifs et d’obtenir la pire progression. Il ne devrait pas y avoir plus de 5 résultats clés pour un objectif. Less is more. De plus, ne créez pas plus de 5 objectifs par trimestre.
  6. 50/50 ou 60/40. L'OKR n’est pas un système de définition d’objectifs descendants comme les KPI. L’équipe encadrante définit 40 à 50% des OKR et les employés créent les autres objectifs. C’est le mix des objectifs descendants et ascendants qui tourne généralement à environ moitié-moitié.
  7. Le cycle OKR est trimestriel. La définition des OKR portent clairement sur les OKR, mais vous pouvez modifier les OKR annuels si nécessaire. Les OKR trimestriels vous offrent une combinaison d’agilité et de clarté. D’une part, vous pouvez réagir assez rapidement aux changements du marché ou aux demandes des clients. D’autre part, vous avez une idée claire des principales priorités pour le prochain trimestre. Dans certains cas de force majeure, comme la pandémie de COVID-19, certaines entreprises sont passées à des cycles mensuels pour modifier leurs objectifs plus rapidement dans cette période de confusion.
  8. Les résultats clés ne sont que des mesures. Parfois, les entreprises utilisent les mesures comme des repères ou des outils de motivation des employés. Avec les OKR, nous utilisons les résultats clés comme les coordonnées d'un traceur GPS. Ils portent uniquement sur l'état actuel, et non sur la motivation ou les primes. Ils nous aident à maintenir le sens de la marche, à ajuster la vitesse et à changer de tactique. Ils sont essentiels pour une équipe, car ils montrent à tous où nous en sommes et où nous allons. Cela permet à une entreprise d'être une équipe unie qui peut s'adapter à l'environnement et à différents contextes.

 

Nous avons examiné ce qui fait la force des OKR et ce à quoi il faut prêter attention. Nous allons maintenant nous attaquer aux erreurs classiques en utilisant les OKR.

C'est dur de faire des OKR, mais c'est facile de faire une erreur

Tout semble parfait et logique, n'est-ce pas ? Les OKR sont formidables ! Alors pourquoi lisez-vous un article sur la façon d'éviter les erreurs des OKR ? Lorsque vous commencez à mettre en œuvre les OKR dans une entreprise, des problèmes surgissent généralement. Quelqu'un ne veut pas atteindre des objectifs qui ne sont pas corrélés au salaire, d'autres ne parviennent pas à fixer des objectifs corrects et ambitieux ou à définir des résultats clés utiles. De nombreux problèmes se posent à l'équipe lors du premier cycle d'OKR et il est facile de tomber dans ces erreurs courantes avec les OKR.

Lorsqu'une entreprise envisage d'utiliser les OKR, elle doit savoir que la culture de l'entreprise sera modifiée, notamment en ce qui concerne la maturité émotionnelle sur le lieu de travail, la responsabilité des employés, la communication avec les collègues et les compétences en matière de feedback.

La bonne nouvelle concerne le calendrier. Les objectifs ne peuvent pas être atteints en une nuit. Ce que vous pouvez faire, c'est adopter les OKR et transformer vos processus et vos compétences sprint par sprint. La chose la plus importante à faire est d'analyser les forces et les faiblesses de votre entreprise et de créer la bonne stratégie OKR sur la base de ces informations.

Au lieu d'un sprint héroïque de deux semaines pour définir les OKR, il est préférable de mettre en œuvre le nouveau cadre de travail de manière judicieuse, moins rapidement, mais plus efficacement. Cette approche permet aux OKR de perdurer dans les organisations lorsque le fondateur cesse d'y accorder trop d'attention.

La meilleure approche consiste à mettre en place une équipe pluridisciplinaire qui sera responsable de la mise en œuvre des OKR. Cette équipe est généralement composée du conseil d'administration et de cinq à dix dirigeants de l'organisation. Les membres de cette équipe doivent recevoir une formation sur les OKR afin de bien comprendre leur mode de fonctionnement. Ensuite, l'équipe élabore un plan de mise en œuvre des OKR, étape par étape, et commence à travailler dessus. Il est maintenant important d'éviter les erreurs d'OKR que des centaines d'entreprises ont commises avant vous. Examinons-les.

5 erreurs très courantes avec les OKR

Erreur OKR n°1 : des OKR trop ambitieux ou trop simples

L'une des erreurs avec les OKR que nous voyons souvent commises par les entreprises c'est que les objectifs qu'elles fixent sont soit trop complexes, soit trop simples. C'est ce que nous avons fait lors de la première itération des OKR. Nous avons fixé l'OKR "tripler nos ventes au cours du trimestre". Il s'agissait d'un objectif assez ambitieux, mais nous ne disposions pas à l'époque des ressources nécessaires pour l'atteindre. À la fin du cycle, nous étions épuisés car nous avions atteint un objectif de moins de 10 %.

Dans le même temps, nous voyons souvent des entreprises fixer des OKR simples tels que "Créer un nouveau site web", ce qui n'est probablement pas si ambitieux ni si difficile à réaliser.

Il faut éviter de fixer des objectifs très simples ou très difficiles. Comment fixer un OKR ambitieux, mais pas impossible ?

Répondez à ces 2 questions :

  1. Pouvons-nous atteindre X en 3 mois avec notre mode de fonctionnement habituel ? Si nous comprenons que c'est réalisable, il s'agit d'un objectif simple. Si ce n'est pas le cas, il semble ambitieux et nous posons la question suivante.
  2. Parviendrons-nous à réaliser X en un an ? Si nous pensons que nous pourrions y arriver - ce sera difficile, mais nous pouvons le faire en un an, alors il semble que ce soit un bon candidat pour les OKR d'un trimestre. Si nous comprenons que nous ne pourrons pas l'atteindre en un an, il est très probable que vous fixiez des OKR impossibles.

Définir les bons OKR est une compétence qu'une équipe améliore pas à pas d'un trimestre à l'autre. Vos premiers OKR ne doivent pas être parfaits, car essayer de faire quelque chose d'idéal dès la première tentative peut prendre beaucoup de temps et nuire à votre enthousiasme. N'hésitez pas à définir des OKR suffisamment bons pour commencer à les utiliser rapidement, puis procédez à une analyse qui vous permettra d'améliorer vos prochains objectifs.

Mauvais OKR : 

Objectif : revenus x10 au cours du prochain trimestre.
Résultats clés : 
* Augmenter le trafic sur le site web de 10 000 à 50 000.
* Augmenter le taux de conversion des visiteurs en clients de 1% à 2%.
* Atteindre un chiffre d'affaires de 10 000 000 €.

Pourquoi n'est-ce pas un bon OKR ? D'un côté, il s'agit d'un objectif assez ambitieux qui devrait inspirer les team leaders. Cependant, cet objectif pose deux problèmes. Premièrement, l'objectif n'est pas toujours mesurable. Des chiffres dans le titre n'inspirent guère les membres de l'équipe, car ils peuvent penser qu'il s'agit simplement d'indicateurs gonflés. Deuxièmement, l'objectif est trop ambitieux et irréaliste dans la plupart des cas. Multiplier par 10 le chiffre d'affaires en un trimestre ? est-ce que vous et votre équipe y croyez ? Pour la plupart des entreprises, il est difficile d'y parvenir en un an. Et c'est encore plus difficile à réaliser en un trimestre. Si votre équipe ne croit pas que c'est possible, elle repoussera les initiatives, car les employés ont souvent beaucoup de tâches à accomplir.

Comment pouvons-nous transformer cet OKR et l'améliorer ?

Un OKR puissant : 

Objectif : Atteindre un record de ventes au cours du prochain trimestre.
Résultats clés : 
* Augmenter le trafic sur le site web de 10 000 à 50 000
* Augmenter le taux de conversion des visiteurs en clients de 1% à 2%.
* Atteindre un chiffre d'affaires de 10 000 000 €.

Cet OKR semble assez ambitieux et nous n'utilisons pas de chiffres dans l'objectif, ce qui est très bon pour la motivation. Il s'agit d'un objectif significatif, concret et orienté vers l'action qui inspire l'équipe.

Erreur OKR n°2 : trop de résultats clés ou d'objectifs

Une autre erreur que nous constatons dans les OKR est la définition d'un trop grand nombre de résultats clés ou d'objectifs. Dans ce cas, les entreprises perdent de vue le cadre de travail qui a été conçu pour leur permettre de rester focalisées. Less si better.

Comment déterminer s'il y a trop d'OKR ? John Doerr recommande (en) d'utiliser 3 à 5 résultats clés pour un objectif. The less is more. Nous préférons utiliser 3 résultats clés dans de nombreux cas et ne fixer 5 résultats que si nous n'avons pas d'autre solution.

L'utilisation d'un trop grand nombre de résultats clés conduit à une perte de focalisation sur les choses les plus importantes parce que l'équipe fera beaucoup de choses différentes. C'est pourquoi il est préférable de fixer trois ou quatre résultats à l'objectif.

Les équipes font également les mêmes erreurs en matière d'objectifs. Certains services ont cinq objectifs, voire plus, au cours d'un trimestre. Le fait de faire tant de choses différentes et de gaspiller son attention dans des domaines différents fait également baisser le niveau de l'équipe.

Combien d'objectifs une équipe doit-elle avoir ?

Là encore, John Doerr recommande 5 à 7 objectifs pour une entreprise. Nous suggérons de fixer 1 à 3 objectifs pour chaque niveau de votre organisation.

Erreur OKR n°3 : utiliser uniquement des OKR descendants

Cette erreur est souvent commise par des dirigeants autocratiques qui pensent que les OKR sont la même chose que les KPI. Ils fixent des OKR descendants pour toutes les équipes et n'obtiennent pas de résultats significatifs parce que les gens ne croient pas en ces objectifs ambitieux et ne comprennent pas pourquoi ils devraient les atteindre s'ils ne sont pas en corrélation avec leurs primes. En conséquence, les dirigeants pensent que les OKR ne fonctionnent pas.

L'OKR n'est pas une méthode autocratique de définition des objectifs descendants. Il s'agit avant tout de faire participer les gens à ce processus. Chaque équipe réfléchit à ses OKR. Les gens commencent à comprendre les objectifs de l'entreprise et comment ils contribuent aux résultats globaux, quelle est la valeur qu'ils apportent à l'entreprise par leurs activités quotidiennes.

Il aide chacun à voir la valeur réelle de son travail. Et c'est là que la magie opère. Les gens comprennent les objectifs de l'entreprise et savent comment ils y contribuent. Ils fixent des OKR ambitieux pour leurs équipes ou pour eux-mêmes. Cela change la donne en matière d'engagement des employés.

Toutefois, vous n'y parviendrez pas en fixant des objectifs très hiérarchisés et descendants. Ces objectifs ne sont pas reliés aux points de vue et aux désirs des personnes. Ceux-ci pourraient penser : "Il semble que notre direction veuille que nous travaillions dur pour atteindre ces objectifs ambitieux sans nous verser de primes pour cela." Pensez-vous que cela motive les gens ? Les objectifs autocratiques imposés par le haut n'encouragent pas les gens à faire de grandes choses.

C'est pourquoi il est essentiel d'instaurer une culture dans laquelle les objectifs descendants s'accordent avec les objectifs ascendants. Les dirigeants déterminent les OKR d'une entreprise. Il s'agit d'objectifs de haut niveau pour l'ensemble de l'organisation. Parallèlement, les équipes entament une discussion sur leur vision. La valeur qu'elles mettront sur la table pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Au cours de ce processus, les chefs de service discutent avec leurs collaborateurs pour déterminer les objectifs les meilleurs et les plus ambitieux pour eux. Ensuite, les équipes présentent leurs OKR à la direction générale et les rendent publics après confirmation.

Vous voyez, tout le monde participe à la définition des objectifs. Il ne s'agit pas d'un simple jeu managérial. Les membres des équipes commencent à s'occuper des objectifs parce qu'ils ont participé à leur création. Si vous n'utilisez les OKR que du haut vers le bas, changez de méthode dès que possible et donnez à vos collaborateurs la possibilité de participer à ce processus.

Erreur OKR n°4 : ne pas suivre les progrès régulièrement

Les OKR ne sont pas une solution miracle qui fonctionne une fois qu'ils ont été identifiés. On ne peut pas fixer des OKR et les oublier jusqu'à la fin du cycle.

Les gens ont l'habitude de suivre les mesures et les indicateurs de la même manière, soit parce que cela a été demandé, soit parce que c'était avant le versement de la prime. Dans le cas des OKR, vous devriez le faire régulièrement, au moins une fois toutes les deux semaines. Cependant, les actualisations hebdomadaires fonctionnent beaucoup mieux dans la plupart des cas. Dans ce cas, les OKR remplissent leur fonction, qui est de fournir les coordonnées de votre organisation et de faire le lien entre la stratégie et la tactique.

Imaginons que vous partiez en voyage de San Francisco à Los Angeles. Vous allumez le navigateur GPS pour vérifier l'état de la route. Si vous connaissez la route, vous n'avez pas besoin d'un navigateur GPS. Cependant, il ne fonctionne que pour les objectifs connus que vous avez déjà atteints. Mais si vous ne connaissez pas la route et que vous ne regardez pas le navigateur, chaque tournant de la route peut vous conduire au mauvais endroit et vous éloigner de votre objectif à chaque minute.

C'est pourquoi il est essentiel de fixer un jour précis dans la semaine et de procéder à des actualisations hebdomadaires (ou bihebdomadaires) des OKR.

Les actualisations hebdomadaires ne prennent pas beaucoup de temps. Cela permet de fédérer votre équipe autour des priorités les plus importantes, ce qui est un bénéfice très important pour tout le monde.

Comment faire le suivi hebdomadaire des OKR ?

  • Tout d'abord, vous devez répondre à cette simple question : "Quelles sont vos réussites en matière d'OKR cette semaine ?". Si vous n'avez rien fait concernant les OKR, demandez-vous pourquoi. Vous devez analyser ce problème et prendre des mesures pour l'améliorer la semaine prochaine.
  • Deuxièmement, voyez qui a travaillé sur les OKR cette semaine - qu'en est-il de vos résultats clés ? Ont-ils été modifiés ? Quelle est votre situation actuelle ? Etes-vous sur la bonne voie, en retard ou à risque ? Mettez tout par écrit pour que chacun comprenne les progrès réalisés. Veillez à la transparence.
  • Troisièmement, y a-t-il des domaines à améliorer ? Que pouvez-vous améliorer, vous ou votre équipe, pour la semaine prochaine ? Avez-vous atteint les résultats prévus cette semaine ? Si c'est le cas, vous pouvez probablement fixer un objectif plus ambitieux pour la semaine prochaine. Si ce n'est pas le cas, quels ont été les principaux obstacles ? Que pouvez-vous améliorer, vous et votre équipe, au cours du prochain sprint ?

Erreur OKR n°5 : utiliser des résultats que l'équipe ne sait pas mesurer

Checklists OKR

Pfiou, ce sont de grosses erreurs d'OKR, n'est-ce pas ? Nous avons recueilli les erreurs d'OKR les plus courantes dans cet article. Cependant, il ne s'agit pas de toutes les erreurs commises par les entreprises lors de la mise en œuvre des OKR. C'est pourquoi j'aimerais terminer cet article par une check-list qui vous aidera à améliorer vos OKR. Si vous souhaitez en savoir plus sur les OKR, vous pouvez lire cet article sur la manière de définir des OKR efficaces.

Check-list pour les objectifs

  • Les objectifs ont un cycle trimestriel.
  • L'objectif est CE QUE nous voulons atteindre.
  • L'objectif aide à atteindre des buts de haut niveau ou d'autres équipes tirent une valeur ajoutée de la réalisation de cet objectif.
  • Vous avez 2 à 5 objectifs par niveau d'équipe.
  • 50 % ou plus des objectifs sont fixés de manière ascendante.
  • Les objectifs sont divisés en deux types : ambitieux et opérationnels.

Check-list pour les résultats clés

  • 50 % ou plus des résultats clés sont définis de manière ascendante.
  • Les résultats clés sont mesurables et décrivent clairement la réalisation des objectifs (au moins "fini/non fini", mais il est préférable d'éviter cette version).
  • Suivre les progrès chaque semaine (ou, au moins, toutes les deux semaines).

Résumé

Nous avons examiné ce qui fait un bon OKR, les défis que vous pouvez rencontrer dans votre organisation et les erreurs OKR courantes à éviter. J’espère que cela vous aidera à définir les bons OKR qui amèneront votre équipe au niveau supérieur. Et rappelez-vous que la mission principale des OKR est d'aligner votre entreprise tout en mettant l’accent sur les priorités absolues et la culture transparente.

Enfin, je crois que l’identification des priorités principales et l’attention constante et quotidienne sur ces priorités est le meilleur moyen de constituer des équipes hautement performantes. C’est pourquoi nous avons créé Focus, un outil qui permet aux équipes de rester au cœur des priorités au quotidien. Commencez à travailler plus intelligemment avec Focus.

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