Appliquer les OKRs dans SAFe
Auteur : © 2010-2022 Scaled Agile, Inc.
Source : Applying OKRs in the Scaled Agile Framework
Date : 02/06/2022 (dernière mise à jour)
Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 27/10/2022
Traduction :
... une méthode de management qui permet de s'assurer que l'entreprise concentre ses efforts sur les mêmes questions importantes dans toute l'organisation.
- John Doerr, Mesurer ce qui est important
Introduction
Note : cet article fait partie de l'Extended SAFe Guidance, et représente le contenu officiel de SAFe qui n'est pas accessible directement depuis la Big Picture.
Les Objectifs et Résultats Clés, connus sous le nom de OKRs, sont un framework de définition d'objectifs visant à fournir des preuves objectives de progrès (Résultats Clés) vers la réalisation d'un ensemble de résultats métiers (Objectifs).
Lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre de SAFe, les OKRs peuvent aider à soutenir les valeurs fondamentales (Core Values) de transparence et d'alignement entre la stratégie de l'Entreprise et du Portefeuille, et le travail des Agile Release Trains et des Agile Teams pour concrétiser cette stratégie. De plus, les OKRs peuvent être appliqués pour mesurer les activités d'amélioration de l'organisation, y compris les résultats souhaités pour la transformation SAFe elle-même.
Bien que cet article décrive les possibilités d'appliquer les OKRs au sein de SAFe, leur utilisation est facultative, à l'exception de la forte recommandation de les utiliser pour décrire les Thèmes Stratégiques du portefeuille. Si l'on décide d'appliquer les OKRs, il faut le faire dans un environnement propice à leur réussite. Les avantages des OKRs ne se concrétiseront que si la planification et la mise en œuvre sont incrémentales, ce qui garantit la capacité de répondre aux feedbacks permanents générés par les OKRs. Les entreprises qui utilisent encore des méthodes de développement traditionnelles, avec un engagement initial pour de grands volumes de travail, auront souvent du mal à profiter des avantages des OKRs. Nous conclurons cet article par une mise en garde spéciale concernant les cas où les OKRs ne fonctionnent pas aussi bien que vous pourriez le prévoir.
Description détaillée
Depuis leur invention par Andy Grove chez Intel et leur adoption ultérieure et très médiatisée chez Google en 1999, de nombreuses entreprises technologiques de premier plan ont adopté les Objectifs et Résultats Clés (OKRs). Ils sont utilisés pour créer des objectifs ambitieux qui stimulent les performances organisationnelles et l'engagement des employés [1].
La simplicité des OKRs explique en grande partie leur popularité. L'"Objectif" définit le résultat métier que vous vous efforcez d'atteindre. Les "Résultats Clés" sont les critères de réussite mesurables utilisés pour suivre la progression vers l'objectif. Pour chaque objectif, il y a généralement entre deux et cinq résultats clés [2]. Un exemple d'OKR, utilisé pour définir un thème stratégique SAFe, est présenté ci-dessous dans la Figure 1.
Réussir à rédiger correctement des OKRs
Des OKR bien rédigés peuvent être efficaces pour aligner les individus et les équipes sur des résultats (outcomes) mesurables, mais des OKR mal rédigés peuvent avoir l'effet inverse. Parmi les erreurs les plus courantes, citons la description d'activités habituelles au lieu d'objectifs ambitieux, l'accent mis sur les livrables (outputs) plutôt que sur les résultats, et la définition de résultats clés décrivant une liste de tâches ou de réalisations attendues.
OBJECTIFS
En revanche, les objectifs bien rédigés présentent les qualités suivantes :
Inspirant : chaque objectif doit décrire un but important et qui en vaut la peine. Les objectifs doivent être ambitieux et inciter les gens à sortir de leur zone de confort pour s'efforcer d'en faire plus. En bref, ils doivent inciter les gens à agir.
Clair et facile à mémoriser : Les objectifs doivent être rédigés de manière concise, en termes clairs et faciles à mémoriser. En outre, il ne doit pas y avoir trop d'objectifs, 3 à 5 en général. L'objectif lui-même doit être qualitatif et ne pas comporter de chiffres. Ceux-ci viendront plus tard dans les résultats clés.
Engagé ou ambitieux : chaque objectif doit être noté comme étant soit engagé, soit ambitieux. Les objectifs engagés décrivent des choses qui doivent être faites, comme le fait de répondre à des changements de réglementation, tandis que les objectifs ambitieux sont des choses que nous espérons pouvoir réaliser. Nous nous efforçons d'atteindre 100 % de nos objectifs engagés, tandis qu'une réalisation de 60 à 70 % est plus réaliste pour les objectifs ambitieux.
Faire le travail ou améliorer le travail : autre distinction qui peut s'avérer utile : reconnaître quels objectifs sont liés au développement ou à l'incrémentation de la solution et quels objectifs sont axés sur l'amélioration des processus. Le premier objectif est mesuré à l'aide de résultats clés centrés sur l'entreprise, tandis que le second fera probablement appel à une combinaison d'indicateurs de flux SAFe. (Un exemple d'un OKR d'amélioration est fourni dans le cas d'utilisation 3 ci-dessous).
RÉSULTATS CLÉS
Chaque objectif est généralement accompagné de 2 à 5 résultats clés.
Des résultats clés bien rédigés présentent les qualités suivantes :
Fondé sur la valeur : les résultats clés doivent décrire les résultats (outcomes) souhaités plutôt que les activités qui conduisent à ces résultats. Il n'est pas toujours facile d'y parvenir. Pour passer des activités aux résultats, les questions suivantes peuvent être utiles :
- Quel est l'impact souhaité de cette activité ?
- Comment saurai-je que cette activité a eu un impact ?
- Quel est le résultat mesurable que j'espère atteindre en réalisant cette activité ?
Mesurable : chaque résultat clé doit être mesurable et accompagné d'un chiffre cible. Idéalement, pour tous les résultats clés, un mélange d'indicateurs avancés (leading) et retardés (lagging) devrait vous permettre de mesurer les progrès à différents moments.
Graduable : les résultats clés doivent également être graduables. En d'autres termes, nous devrions être en mesure de mesurer le degré de réalisation de ce résultat. Cela contraste avec les résultats clés qui ont une simple réponse par oui ou non. Les formats typiques pour exprimer des résultats clés graduables sont les suivants :
- Devrait augmenter de X à Y
- Devrait diminuer de Y à X
- Devrait rester au-dessus de X
- Devrait rester en dessous de Y
L'exemple ci-dessous illustre comment l'application de ces conseils pour rédiger correctement les OKR permet de passer d'OKRs centrés sur les livrables (outputs) à des OKRs centrés sur les résultats (outcomes) :
Mettre en application les OKRs dans SAFe
Comme mentionné précédemment, l'application des OKRs dans SAFe est facultative. Les trois cas d'utilisation suivants décrivent des applications potentielles, bien que cette liste ne soit pas exhaustive. Considérez les avantages qu'ils pourraient apporter à votre organisation pour chacun d'entre eux. N'oubliez pas qu'un trop grand nombre de cas d'utilisation mis en œuvre en même temps peut créer des surcoûts qui l'emportent sur les avantages.
L'application des OKRs dans le cadre de SAFe relève de trois cas d'utilisation principaux, illustrés dans la figure 3 ci-dessous :
- Améliorer l'alignement stratégique dans un portefeuille SAFe.
- Définir les résultats métiers pour les epics et les lean business cases.
- Fixer des objectifs d'amélioration pour la transformation SAFe.
Chacun d'entre eux est décrit plus en détail ci-dessous.
Améliorer l'alignement stratégique dans un portefeuille SAFe
Un portefeuille SAFe régit un ensemble de flux de valeur et les solutions qu'ils développent et livrent. L'alignement doit être maintenu entre le portefeuille et la stratégie d'entreprise, et à travers le portefeuille lui-même. Les thèmes stratégiques fournissent la transparence nécessaire pour assurer cet alignement entre les flux de valeur et les ARTs au sein du portefeuille. SAFe recommande d'utiliser les OKRs pour définir les thèmes stratégiques, comme le montre la Figure 1 ci-dessus, car cela fournit un moyen efficace de définir, organiser et communiquer ces objectifs métiers critiques et différenciateurs.
Définir les OKR des Flux de Valeur et ART
Souvent, les thèmes stratégiques n'ont pas le même impact sur tous les flux de valeur d'un portefeuille ; le travail à réaliser pour un thème stratégique particulier sera différent pour chaque flux de valeur. Par conséquent, il peut être utile de créer des OKRs spécifiques pour chaque flux de valeur, qui s'alignent sur les thèmes stratégiques du portefeuille. En outre, pour les gros flux de valeur qui contiennent plusieurs ARTs, ce processus peut être répété pour créer un ensemble d'OKRs qui définissent les objectifs pour chaque ART spécifique. La figure 4 ci-dessous montre comment ces différents niveaux d'OKRs fonctionnent ensemble pour fournir un alignement et une transparence à plusieurs niveaux.
Cette approche permet également aux personnes à chaque niveau de l'organisation de voir l'impact direct de leur travail par rapport aux résultats clés des OKRs sur lesquels ils s'alignent. Cela contraste avec la situation où les objectifs sont généralement définis uniquement au plus haut niveau de l'organisation. Et de la même manière que les thèmes stratégiques du portefeuille influencent la prise de décision clé au sein de chaque portefeuille, les OKRs des flux de valeur et des ARTs deviennent un outil essentiel pour les Solution Managers, les Product Managers et les Solution Architects et System Architects lorsqu'ils développent leurs roadmaps et explorent et priorisent de nouvelles opportunités.
Les OKRs alimentent les indicateurs clés de performance (KPIs) des flux de valeur et des solutions
Les KPIs fournissent un ensemble de mesures qui permettent d'évaluer les performances d'un flux de valeur ou d'un ART par rapport aux résultats métiers attendus. Les OKRs jouent un rôle clé dans la mise en place et la définition de ces KPIs.
NOTE : La différence entre les OKRs et les KPIs : Alors que les OKRs définissent les objectifs spécifiques que nous nous efforçons d'atteindre en vue d'un succès futur, les KPIs représentent des mesures régulières de "santé" qui peuvent être utilisées pour mesurer les performances globales de l'entreprise.
Les KPIs des flux de valeur seront directement influencés par les thèmes stratégiques du portefeuille, qui définissent des attentes claires concernant les résultats clés qui doivent être fournis ou encouragés. (Ce processus est abordé plus en détail dans l'article sur les KPIs des flux de valeur). Toutefois, comme expliqué ci-dessus, des OKRs spécifiques peuvent également être définis pour les flux de valeur et les ARTs. Dans ce cas, les résultats clés associés peuvent être utilisés pour définir les KPIs d'une solution particulière que l'ART développe.
Dans la figure 4, on voit que l'ART Fulfillment développe une "plateforme de communication et de notification des livraisons" afin d'atteindre les objectifs décrits dans ses propres OKRs. En analysant les résultats clés de ces OKRs, les 5 KPIs de la solution suivants émergent :
- Coût par notification
- Temps de communication
- Livraisons manquées
- Taux d'erreur dans les notifications
- Engagement du client
Ces KPIs de la solution permettent non seulement de mesurer les résultats métiers globaux des travaux en cours, mais ils continueront à persister et à évoluer, séparément des nouvelles epics qui seront définies. De cette manière, ils fournissent une vue de plus haut niveau pour savoir si nos solutions atteignent les résultats métiers escomptés.
Mesurer les progrès réalisés au regard des OKRs
Les OKRs fournissent un moyen de mesurer continuellement les progrès, permettant à l'organisation de prendre les mesures correctives nécessaires ou de multiplier les succès. Chaque résultat clé est mesurable et doit pouvoir être gradué sur une échelle implicite, généralement un pourcentage. Cependant, étant donné que les changements de stratégie prennent du temps à être mis en œuvre, il est recommandé d'adopter une cadence trimestrielle pour mesurer et rendre compte des résultats clés. L'examen stratégique de portefeuille est l'événement idéal pour réfléchir aux progrès accomplis. La figure 5 montre un ensemble de résultats clés mesurés trimestriellement.
En savoir plus
[1] Doer, John. Measure What Matters.
[2] Castro, Filipe. The Beginner’s Guide to OKRs.
[3] Thanks to SAFe Fellow Mark Richards for many of these ideas for applying OKRs within SAFe