Comment définir des OKR puissants

Auteur : Anton Cherkasov
Source : How to set powerful OKRs
Date : 08/05/2020

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Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 10/08/2023

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Traduction :


Les objectifs et résultats clés (OKR) sont une méthode de définition des objectifs et de suivi des résultats clés. Il aligne les équipes et les personnes au sein d'une organisation et permet aux employés de se concentrer sur les objectifs les plus importants.

Les OKR nous ont aidés à multiplier par 10 notre croissance, à plusieurs reprises. Ils ont contribué à rendre notre mission follement audacieuse "d'organiser l'information mondiale" et la rendre un peu plus réalisable. Ils m'ont permis, ainsi qu'au reste de l'entreprise, d'être au rendez-vous et de rester sur la bonne voie quand cela comptait le plus. Et je voulais m'assurer que les gens l'entendent.

- Larry Page, co-fondateur de Google

Pourquoi devriez-vous utiliser les OKR ?

En utilisant cette méthode, une entreprise parvient mieux à :

1. Se focaliser sur les principales priorités - un employé comprend mieux ce qui est important dans son travail et peut même trouver un meilleur moyen d'y parvenir.
2. Aligner l'équipe - des objectifs et des résultats clés transparents et ouvertement partagés relient tous les membres de l'équipe. L'organisation commence à jouer comme une équipe parce que tout le monde connaît les principales priorités de chaque personne ou équipe et comprend ce qui se passe dans l'entreprise.
3. Éviter le micromanagement – un manager peut se concentrer sur les questions stratégiques tout en construisant la culture d'une équipe performante.

Définition des OKR

Un objectif est CE QUI doit être atteint. C'est un objectif important, significatif, orienté vers l'action et dans l'idéal inspirant.

Les résultats clés suivent COMMENT nous atteignons l'objectif. Ils sont spécifiques, mesurables, limités dans le temps et agressifs.

Chaque objectif a des résultats clés. Il ne devrait pas y avoir plus de 5 résultats clés pour un objectif. Less is more. Donc, ne créez pas plus de 5 objectifs par trimestre.

Exemple :

Objectif : Lancer un produit génial.
Résultats clés :
* Obtenir 5 000 abonnements d'ici la fin du troisième trimestre 2020.
* Atteindre 10 % de taux de conversion des visiteurs avec une version d'essai.
* Atteindre 50 % de taux de conversion de statut essai en statut client.

OKR est le système hiérarchique de définition d'objectifs et où les objectifs d'une entreprise sont liés aux objectifs des équipes. Dans le même temps, les objectifs d'une équipe impactent les initiatives des individus ou même les OKR personnels.

Cette hiérarchie peut ne pas être uniquement verticale. Par exemple, certaines équipes peuvent se fixer des objectifs communs ou liés. Si vous voulez en savoir plus, consultez cet article : Qu'est-ce qu'un OKR et pourquoi tout le monde en parle (en).

Comment démarrer ?

La création des OKR est un processus transparent auquel tout le monde participe. Il existe trois types de communication :

• Descendante (top-down) - les objectifs de l'entreprise se transforment en OKR pour les équipes et les employés. Ce scénario exige la création d'objectifs basés sur les besoins de l'entreprise.
• Transversal (side-by-side) - différentes équipes coopèrent au-delà des lignes de service pour créer des OKR communs. Par exemple, les équipes de développement et du support peuvent se fixer des OKR communs pour réduire les défauts de production. Il s'agit d'un scénario interservices/transversal.
• Ascendante (bottom-up) - une idée personnelle géniale peut se transformer en OKR d'une équipe, voire de l'entreprise. C'est ce qui s'est passé avec Gmail, qui était au départ un projet personnel de l'un des employés de Google. Si nous comprenons que nous pouvons faire quelque chose de précieux, alors faisons-en un objectif d'équipe. Cela permet de créer des objectifs basés sur une solution.

La définition des objectifs et des résultats clés est un processus conjoint lorsque la moitié des objectifs est créée de manière descendante et l'autre moitié de manière ascendante. Il est essentiel que tous les membres de l'équipe comprennent parfaitement les objectifs les plus importants. Cela permet à l'équipe de se focaliser sur les objectifs les plus importants et de refuser les objectifs moins importants.

Comment créer des objectifs

Lors de la définition des objectifs, vous devez prendre le temps de discuter de vos principales priorités avec l'équipe. Cela permet à votre équipe d'atteindre un niveau plus élevé d'alignement et de compréhension de ce qui est important. Pour fixer les bons objectifs, suivez les principes suivants :

Les OKR doivent être ambitieux. L'objectif doit être difficile à atteindre. En même temps, il doit être possible de l'atteindre. Ne fixez pas un objectif auquel tout le monde ne croira pas. Voici quelques-uns des OKR les plus ambitieux de l'histoire :

• Atterrir sur la Lune - objectif ambitieux en 1969.
• Construire un avion capable de voler - un objectif ambitieux pour les frères Wright dans les années 1900.

Des OKR ambitieux inspirent les gens et les motivent pour obtenir des résultats remarquables. Les gens préfèrent souvent se fixer des objectifs simples pour être sûrs de pouvoir les atteindre. Un objectif ambitieux et difficile à atteindre est un défi qui exige des innovations et de la persévérance. Même si vous n'atteignez pas cet objectif, le résultat sera bien meilleur que la normale.

Ne créez pas plus de 5 OKR. C'est essentiel car cela permet à l'équipe de se concentrer sur ces OKR. Plus vous créez d'objectifs, moins vous vous focalisez. En outre, cela permet d'établir une communication plus efficace au sein de l'entreprise. Si l'entreprise compte des dizaines de services et que chacun d'entre eux a des dizaines d'OKR, il sera très difficile de créer une communication transparente. Vous passerez votre temps à essayer de comprendre ce qui se passe dans chaque équipe.

Les objectifs doivent conduire à de nouvelles réussites. Il n'est pas judicieux de fixer des objectifs pour des opérations de routine que vous effectuez tous les jours : répondre aux questions des clients, exécuter des processus opérationnels, etc. Ces opérations devraient être effectuées sans qu'aucun rappel ne soit nécessaire. Les OKR ne sont pas destinés à maintenir le statu quo.

Les objectifs doivent être concrets. Nous devons savoir où nous voulons aller, ce que nous devons réaliser. Des formulations vagues telles que "simplifier", "faciliter" n'expliquent pas le résultat attendu. Des objectifs spécifiques nous permettent de nous concentrer sur les résultats et de créer une feuille de route.

Lancer le nouveau produit pour le marché cible X :
* Atteindre 2 millions de dollars de chiffre d'affaires cette année.
* Livrer le produit X à la fin du troisième trimestre.

Une erreur fréquente dans les OKR est de fixer un objectif stratégique mais vague.

Les OKR doivent être transparents. Rendez-les publics. Tous les membres de l'entreprise doivent voir et comprendre les objectifs et les résultats clés. Une communication opaque et ambiguë est source de malentendus et de conflits.

Comment définir des résultats clés

Les résultats clés doivent être mesurables. Si nous ne pouvons pas les mesurer, nous ne pouvons pas savoir comment suivre la progression à la fin du trimestre. Voici quelques exemples :

* Atteindre 10 000 abonnements d'ici la fin du troisième trimestre.
* Augmenter le taux de conversion des visiteurs en clients de 3% à 10%.
* Réduire la lenteur du site de 3,1 à 1,2 secondes.
* Lancer la fonction d'autorisation via Facebook avant le 1er août.
* Réduire le temps de livraison d'une commande de 12 à 6 minutes.

Chaque objectif doit comporter 3 à 5 résultats clés. Un trop grand nombre de résultats clés conduit à une perte de concentration. En revanche, un seul résultat clé remplace l'objectif en question.

Les résultats clés doivent avoir un impact clair sur l'objectif. Travailler sur les résultats clés qui n'influencent pas directement l'objectif nécessitera du temps et des ressources et ne contribuera pas à atteindre l'objectif.

Un résultat clé concerne l'outcome, mais pas la manière d'y parvenir. La liberté de choisir la manière d'atteindre un résultat clé est au cœur des OKR, car elle donne aux équipes la possibilité de choisir l'option la plus appropriée et de la faire évoluer si nécessaire au fil du temps.

Les résultats clés doivent pouvoir être facilement validés. Si vous ne savez pas comment atteindre le résultat clé, vous ne devez pas le choisir.

Checklist OKR

1. Les OKR doivent être concis. Il n'y a pas de place pour de longs OKR couvrant la totalité de la page.
2. Les OKR ne sont pas une liste de choses à faire. Si vos OKR ressemblent à une liste de tâches, vous devez les modifier.
3. L'équipe a au moins un OKR qui est lié aux objectifs de l'entreprise. Dans le cas contraire, l'impact de l'équipe sur les résultats de l'entreprise n'est pas clair.
4. Les OKR de l'équipe la plus importante doivent être basés sur les objectifs principaux de l'entreprise. L'objectif principal de l'entreprise ne doit pas avoir une faible priorité pour l'équipe.
5. Les OKR communs doivent être alignés entre les équipes. Par exemple, si l'équipe produit lance un nouveau produit au début du trimestre, l'équipe marketing n'aura probablement pas assez de temps pour en faire la promotion.
6. Les OKR requièrent toute l'attention de toute l'équipe. Les OKR sont les priorités absolues de votre organisation. Il s'agit de votre étoile polaire (North Star Metrics). Chaque membre de l'équipe doit comprendre ce qui importe le plus à l'heure actuelle pour l'entreprise et comment il ou elle y contribue.
7. Les OKR apportent une valeur concrète à l'entreprise. Cela n'a aucun sens si la réalisation des OKR n'apporte à l'entreprise que des résultats mineurs ou de faible valeur. C'est votre priorité absolue.
8. Les résultats clés sont uniquement les indicateurs/mesures dont vous avez besoin pour atteindre un objectif. Si les résultats clés ne sont pas suffisants pour atteindre l'objectif, c'est mauvais signe. Cela entraîne des retards dans le travail en raison de la recherche d'autres éléments nécessaires à la réalisation de cet OKR.

5 étapes pour mettre en place des OKR :

1. Les dirigeants identifient les OKR annuels et trimestriels de l'entreprise.
2. Les équipes identifient leurs OKR trimestriels sur la base des OKR de l'entreprise. Les team leaders discutent avec leurs collaborateurs de la manière dont ils peuvent contribuer aux objectifs de l'entreprise.
3. Les équipes fixent les objectifs mensuels en fonction des OKR trimestriels.
4. Une équipe met à jour le statut de ses OKR toutes les semaines ou toutes les deux semaines.
5. À la fin du trimestre, l'équipe organise une rétrospective au cours de laquelle les membres analysent les résultats obtenus et fixent de nouveaux OKR pour le trimestre suivant.

Conclusion

Le dernier point, mais certainement le plus important, concerne les résultats des OKR. Les OKR doivent être ambitieux, ce qui signifie qu'ils ne doivent pas être trop faciles à atteindre. Chez Google, 60 à 70% des OKR atteints constituent un indicateur de réussite. Si vous atteignez 100% de progression des OKR, c'est que l'objectif est trop simple. Dans ce cas, vous devriez augmenter le niveau d'exigence des OKR lors de la prochaine session stratégique. Parallèlement, un résultat avec 50% de progression des OKR ou moins est considéré comme un cycle voué à l'échec. Si vous avez 50% de progression ou moins, analysez les raisons de ces résultats et prenez de meilleures décisions au cours du prochain trimestre.

Finalement, je crois que l'identification des priorités principales et la focalisation constante sur celles-ci au quotidien est la meilleure façon de construire des équipes performantes. C'est pourquoi nous avons créé Focus, un outil qui permet aux équipes de se concentrer sur leurs priorités quotidiennes. Commencez à travailler plus intelligemment avec Focus (en).