Les OKR en cascade sont coûteux : pourquoi vous devriez plutôt aligner les OKR
Auteur : Sten Pittet
Source : Cascading OKRs is costly: why you should align OKRs instead
Traducteur : Fabrice Aimetti
Date : 03/12/2023
Crédit : Vincent Billon
Traduction :
Une question fréquente que nous avons lors des séances de formation initiale est de savoir comment cascader les OKR, et notre réponse est toujours la même : ne le faites pas.
Et nous ne sommes pas les seuls à le dire. C'est une opinion partagée par des experts des OKRs comme Christina Wodtke (fr) ou Felipe Castro (fr). Cet article montrera pourquoi il est dangereux d'utiliser les OKR en cascade et comment un simple changement peut faciliter les choses.
Nous verrons également à la fin comment vous pouvez tirer parti des avantages d'un modèle d'OKR en cascade sans la charge de maintenance. Voici un exemple de Carte en cascade que vous pouvez obtenir auprès de Tability.
Tout d'abord : qu'appelle-t-on "cascader" ?
Nombreux sont ceux qui ont lu le livre Measure What Matters (Mesurer ce qui compte), qui présentait un exemple très intéressant d'OKRs. Dans un modèle en cascade, les résultats clés descendent vers le bas pour devenir les nouveaux objectifs du niveau inférieur.
Voici à quoi pourraient ressembler vos OKR de premier niveau 👇
Objectif : lancer notre offre sur le marché européen
- KR1 : 30 % des nouvelles ventes proviennent d'Europe
- KR2 : 50 % de notre couverture médiatique provient de publications de l'UE
Maintenant que vous avez votre plan d'ensemble, vous pouvez vous adresser à vos équipes de vente et de relations publiques pour qu'elles vous fournissent les résultats clés. Les KR deviennent les nouveaux objectifs, ce qui garantit la continuité des plans OKR.
Les OKR des ventes deviennent 👇
Objectif : 30% des nouvelles ventes proviennent d'Europe
- KR1 : Recruter 3 vendeurs en Europe
- KR2 : 50% des nouveaux SQL (leads qualifiés par les équipes de vente) sont dans la région européenne
Et les OKR des relations publiques deviennent 👇
Objectif : 50% de notre couverture médiatique provient de publications de l'UE
- KR1 : Obtenir 12 articles de presse en Europe
- KR2 : Augmenter le nombre d'influenceurs de l'UE de 20% à 50%.
Nous nous retrouvons avec un beau graphique qui prend tout son sens lorsqu'on l'examine. Chaque équipe de niveau inférieur a des objectifs clairs qui contribuent aux OKR parents. C'est de là que vient l'intérêt de la cascade.
Le problème est que ce modèle nécessite un certain type d'organisation pour fonctionner :
- Un style de management descendant
- Une exécution en cascade
L'exemple en cascade présenté dans le livre Measure What Matters concernait Intel dans les années 70. Beaucoup de choses ont changé depuis. Les organisations adoptent aujourd'hui une approche plus flexible du management, avec des équipes plus petites qui se sentent davantage responsabilisées.
Si vous souhaitez disposer d'équipes responsabilisées, la mise en place d'OKR en cascade nuira à votre culture plutôt qu'elle ne l'améliorera.
Pourquoi les OKR en cascade échouent-ils ?
Il n'est pas rare qu'une équipe prenne quelques semaines, voire un mois, pour préparer ses OKR. Elle a besoin de revenir sur ce qui s'est passé, d'apprendre de ses erreurs et de s'adapter. Elle doit également vérifier auprès de ses pairs les dépendances et le support dont elle a besoin.
Imaginez maintenant que vous ne puissiez pas commencer à planifier avant que les OKR de votre N+1 ne soient définis. Mais ces derniers attendent également que les OKR de leurs propres dirigeants soient fixés !
Cette situation est source de confusion. Il est difficile de savoir s'il faut s'en tenir au plan précédent ou s'il faut commencer à définir un nouvel ensemble de priorités. Au lieu d'être une entreprise agile avec des équipes autonomes, vous êtes devenu une organisation rigide avec une planification en cascade.
Cela suppose que votre stratégie est parfaite
Reprenons l'exemple ci-dessus. L'objectif principal de l'entreprise est d'être présente en Europe, et l'un des KR est d'obtenir une plus grande couverture médiatique. Mais que se passerait-il si obtenir une couverture médiatique ne servait à rien ? Dans un modèle en cascade, cela signifierait que chaque OKR descendant serait erroné.
Il y a d'autres raisons pour lesquelles les OKR en cascade sont dangereux 👇
Dans le monde réel, il est très difficile d'avoir une stratégie correcte, et même si elle est correcte aujourd'hui, il y a de fortes chances qu'elle doive être modifiée dans quelques semaines ( ex : Covid). Une cascade stricte d'OKR introduit de nombreux risques en raison de la nature en cascade des objectifs.
Cela peut fonctionner pour des situations simplistes, mais il est peu probable que cette méthode soit évolutive, car chaque modification des résultats clés implique de reconstruire l'ensemble de l'arborescence des OKR.
La maintenance est coûteuse
Les OKR en cascade ont toujours fière allure au cours de la première semaine, car tout semble parfaitement aligné. Mais toute modification des OKR doit se répercuter sur le reste de l'organisation et obligera des départements entiers à reconstruire leur arborescence d'OKR.
Au mieux, quelqu'un passera des heures à réparer une branche cassée. Au pire, votre équipe abandonnera et cessera complètement d'utiliser les OKR.
Cela laisse de nombreuses équipes sur la touche
Les équipes de support ou de conception auront du mal à utiliser un objectif de vente ou un taux de couverture médiatique comme objectif. Mais elles auront besoin de se rattacher à quelque chose pour répercuter leurs OKR en cascade. Dans la pratique, cela signifie :
- soit que les équipes se servent de moyens discutables pour fixer leurs objectifs,
- soit que les dirigeants ajoutent d'autres OKR en haut de l'échelle.
Soit on perd en clarté, soit on perd en focus.
J'encourage vivement les équipes à abandonner le modèle en cascade. Mais cela ne signifie pas qu'il faille renoncer à l'alignement.
Comment aligner les équipes : tous les yeux sur l'étoile polaire
Plutôt que de cascader, niveau après niveau, vous devriez concentrer vos équipes sur les OKR de haut niveau. Elles peuvent ensuite définir leur propre série d'OKR qui s'alignent sur les priorités de l'entreprise sans avoir à créer de relations strictes.
Cela peut sembler moins structuré, car vous n'aurez pas la même vision de la planification, mais c'est plus efficace dans la pratique. Une fois que les OKR de l'entreprise ont été définis, chacun peut commencer à chercher comment il peut contribuer à son niveau. Plutôt que d'imposer des règles strictes sur les relations entre les niveaux, vous vous concentrez sur l'alignement des plans sur l'étoile polaire.
La différence entre les OKR en cascade et les OKR alignés est subtile, mais elle aura un impact considérable. Les équipes qui cascadent essaient de tout relier à un OKR parent. Les équipes qui s'alignent doivent simplement respecter l'intention des OKR parents.
Si nous revenons à notre cas d'utilisation pour l'expansion européenne, il est assez clair que l'objectif est de faire une percée sur le marché européen. Les KR sont là pour donner une idée de l'échelle, mais la conquête d'un nouveau marché ne s'arrête pas aux réunions de presse et de vente. Il peut s'avérer nécessaire de modifier les produits pour prendre en charge des lieux et des langues différents. Il peut s'agir d'un travail de mise en conformité, voire de la construction d'un nouveau centre de données en Europe.
Alors, que faire pour les équipes qui peuvent être directement liées aux résultats clés de haut niveau ?
Il n'est pas nécessaire de définir un résultat clé de haut niveau pour chacune des fonctions de l'organisation. Nous pouvons simplement demander aux personnes de créer leurs propres OKR, tout en respectant l'intention du plan de haut niveau (c'est pourquoi il est important d'avoir des objectifs clairs !)
Certaines équipes peuvent choisir de réutiliser les résultats clés de haut niveau en tant qu'objectifs, et c'est très bien ainsi ! Mais d'autres équipes peuvent décider de modifier leurs OKR pour plus de clarté, et c'est également une bonne chose.
Comment reproduire les avantages des OKR en cascade ?
Il y a une bonne raison pour laquelle l'idée d'une cascade d'OKR est séduisante :
- Vous pouvez clairement tracer les relations entre les OKR.
- Il est facile d'identifier visuellement les problèmes.
La bonne nouvelle, c'est que vous pouvez bénéficier des avantages d'une arborescence d'OKR sans avoir à en assumer les coûts de maintenance.
Étape 1. Commencez par aligner les plans OKR dans votre organisation
Une fois que vous avez ajouté les OKR de votre entreprise au sommet de votre organisation, vous pouvez laisser vos équipes créer librement leurs OKR en utilisant des sous-plans dans Tability. Ce processus est rapide et facile car chaque équipe peut travailler sur ses objectifs sans avoir besoin de faire descendre chaque OKR d'un parent.
Vous pouvez ensuite utiliser la Carte Stratégique pour visualiser l'alignement de tous vos OKR au sein de votre organisation.
La Carte Stratégique est un moyen facile de :
- Voir tous les OKR en cours
- Comparer le contenu de vos plans OKR (ex : s'assurer que les équipes Marketing et Produit sont alignées)
- Identifier rapidement les domaines qui requièrent votre attention.
Étape 2. Relier les KR entre eux
Une fois que les équipes ont défini leurs OKR, elles peuvent facilement ajouter des parents ou des dépendances pour chaque Résultat Clé.
Il s'agit d'un moyen rapide pour les équipes de relier les Résultats Clés pertinents à un parent. Cette approche est flexible et permet également aux équipes de relier les KR entre eux.
Étape 3. Visualiser les dépendances avec la Carte en cascade
Une fois que vous avez connecté les KR dans différents plans, vous pouvez utiliser la Carte en cascade dans le tableau de bord des OKR de votre entreprise pour voir les dépendances existantes.
Grâce à cette vue, vous pouvez facilement voir comment les différentes équipes contribuent aux objectifs de haut niveau. Vous bénéficiez ainsi des mêmes avantages que les OKR en cascade, mais avec une interface Lean UX allégée d'un modèle d'alignement.
Le modèle d'alignement simplifiera la définition des objectifs et rendra votre stratégie plus souple. C'est aussi un moyen facile de permettre à d'autres équipes de contribuer : les KR ne sont peut-être pas pertinents pour ces équipes, mais elles peuvent très souvent contribuer à la réalisation des objectifs.
Meilleures pratiques pour l'alignement et la mise en cascade des OKR
Focus sur les objectifs
Dans un monde en cascade, vous vous concentrez sur les Résultats Clés. Mais l'alignement porte avant tout sur les objectifs. Vos objectifs de haut niveau doivent être clairs, inspirants et exprimés dans un langage compréhensible par toutes les équipes. Ils expliquent ce que vous essayez de réaliser, tandis que les KR montrent comment vous mesurerez les progrès accomplis par rapport à vos objectifs.
Les mesures peuvent être interprétées de différentes manières - vos objectifs doivent indiquer de quelle manière elles le sont.
Faciliter l'accès aux OKR de haut niveau
Je connais une entreprise qui a imprimé ses OKR trimestriels et les a affichés partout, même dans les toilettes. C'est peut-être un peu exagéré, mais il faut que les gens puissent facilement garder à l'esprit les priorités absolues.
Chaque jour, les gens sont occupés par des réunions, des e-mails et des coups de téléphone. Un léger coup de pouce peut s'avérer utile.
Revoir chaque semaine les progrès accomplis sur les OKR
En vérifiant rapidement et souvent les progrès accomplis, il sera facile d'identifier une mauvaise série d'OKR. C'est ainsi que l'on compense l'absence d'un plan directeur détaillé : on ajuste les choses de manière naturelle au fur et à mesure que l'on suit l'évolution de ses efforts.
Les revues hebdomadaires offrent de grands avantages à peu de frais et contribuent à maintenir l'agilité de votre feuille de route.
Avoir quelques objectifs communs
Un moyen simple de faciliter l'alignement est de réutiliser les objectifs de haut niveau dans les OKR de votre propre équipe. Cela crée un langage commun au sein de l'entreprise et permet de voir plus facilement comment les choses contribuent aux objectifs principaux.
"Créer une communauté de développeurs à la pointe de la technologie" peut être un objectif partagé par les équipes Produit, Marketing et Influenceurs - elles différeront sur les Résultats Clés.
Une approche sémantique plutôt que des réseaux rigides
Demander à votre équipe de réduire sa stratégie à un graphe de réseau complet générera beaucoup de frustration. Mais il est tout à fait possible de s'assurer que tout le monde partage le même objectif. La clé est de remplacer la complexité par des conversations plus fréquentes. Réalisez des revues hebdomadaires des OKR. Partagez des mises à jour mensuelles à l'échelle de l'entreprise sur les principaux OKR. Veillez à ce qu'il soit facile de suivre les progrès réalisés et à ce que les équipes puissent ajuster leur stratégie en quelques clics.
Les graphes d'OKRs ne rendent pas vos équipes plus concentrées. Ce sont les conversations répétées sur les objectifs qui le font.
Alignement ET mise en cascade des OKR
Je suis extrêmement reconnaissant au livre Measure What Matters, mais j'ai vu des centaines d'équipes lutter pour reproduire sa version des OKR en cascade.
Les organisations peuvent être très complexes et, d'après mon expérience, il est beaucoup plus facile pour les équipes d'adopter une approche qui consiste à aligner les OKR puis à les mettre en cascade.
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